Όποιος έχει βρεθεί στη διοίκηση ενός ερασιτεχνικού συλλόγου ξέρει ότι η δουλειά δεν τελειώνει με το σφύριγμα της λήξης. Από τα Γιάννινα μέχρι την Άρτα και την Πρέβεζα, κάποιος πρέπει μετά από κάθε αγωνιστική να ενημερώσει τη βαθμολογία, να ελέγξει ποιοι παίκτες έχουν κάρτες, να μετρήσει τις συνδρομές της ακαδημίας και να ετοιμάσει τα στοιχεία για το επόμενο ματς. Συνήθως αυτός ο κάποιος είναι εθελοντής, με δική του δουλειά και ελάχιστο ελεύθερο χρόνο.
Το πρόβλημα με τα PDF που έρχονται από παντού
Τα περισσότερα επίσημα στοιχεία φτάνουν στους συλλόγους σε μορφή PDF. Προγράμματα αγώνων, βαθμολογίες, ορισμοί διαιτητών, αποφάσεις πειθαρχικών, καταστάσεις με δελτία αθλητών. Το PDF είναι ιδανικό για να διαβάσεις κάτι, αλλά δύσκολο για να δουλέψεις πάνω του. Αν θέλεις να βγάλεις μέσο όρο γκολ, να ταξινομήσεις τα παιδιά ανά ηλικία ή να δεις ποιος χρωστάει ακόμη τη συνδρομή του, χρειάζεσαι γραμμές και στήλες.
Η παλιά λύση ήταν η αντιγραφή με το χέρι. Κάποιος καθόταν το βράδυ και πληκτρολογούσε ονόματα και αριθμούς από τη μία οθόνη στην άλλη, με όσα λάθη φέρνει η κούραση. Σήμερα ο δρόμος είναι πιο σύντομος, αφού η μετατροπη pdf σε excel γίνεται μέσα από τον browser, χωρίς εγκατάσταση προγράμματος. Ανεβάζεις το αρχείο, οι πίνακες περνούν σε γραμμές και στήλες και κατεβάζεις ένα αρχείο Excel έτοιμο για επεξεργασία.
Τι κερδίζει ένας σύλλογος από ένα καλό υπολογιστικό φύλλο
Μόλις τα δεδομένα βρεθούν σε Excel, μια μικρή ομάδα μπορεί να κάνει πράγματα που πριν έπαιρναν ώρες. Μερικά παραδείγματα από την καθημερινότητα των συλλόγων:
- Στατιστικά παικτών: συμμετοχές, λεπτά, γκολ, ασίστ και κάρτες σε ένα φύλλο που ενημερώνεται μετά από κάθε αγωνιστική.
- Τιμωρίες: ποιος πλησιάζει τις κίτρινες που φέρνουν αποκλεισμό, ώστε ο προπονητής να μην αιφνιδιαστεί την Κυριακή.
- Ακαδημίες: λίστες παιδιών ανά τμήμα, ιατρικές βεβαιώσεις που λήγουν, τηλέφωνα γονιών.
- Οικονομικά: έσοδα από συνδρομές, χορηγίες και εισιτήρια, έξοδα για μετακινήσεις και εξοπλισμό.
Για έναν προπονητή τμήματος υποδομής, ακόμη και ένα απλό φύλλο με τις παρουσίες στις προπονήσεις λέει πολλά. Δείχνει ποια παιδιά έρχονται σταθερά, ποια χάνονται την περίοδο των εξετάσεων και πότε χρειάζεται μια κουβέντα με την οικογένεια.
Το Excel βοηθά και στην επικοινωνία με τον κόσμο της ομάδας. Πολλοί σύλλογοι ανεβάζουν στα social media τους σκόρερ της σεζόν ή τα αποτελέσματα των τμημάτων υποδομής. Όταν τα στοιχεία βρίσκονται ήδη σε πίνακα, η ανάρτηση ετοιμάζεται σε λίγα λεπτά και τα νούμερα είναι σωστά, χωρίς να ψάχνει κανείς σε παλιά μηνύματα και φωτογραφίες.
Μικρά μυστικά για καθαρό αποτέλεσμα
Η μετατροπή δουλεύει καλύτερα όταν το PDF έχει δημιουργηθεί ψηφιακά, για παράδειγμα όταν το έχει εξαγάγει η ίδια η ένωση ή η ομοσπονδία από το σύστημά της. Αν το αρχείο είναι φωτογραφία ή σκαναρισμένο χαρτί, το αποτέλεσμα μπορεί να θέλει περισσότερη διόρθωση.
Μετά τη μετατροπή, αφιερώστε δύο λεπτά για έλεγχο. Δείτε αν τα ονόματα με τόνους εμφανίζονται σωστά, αν οι ημερομηνίες αναγνωρίστηκαν ως ημερομηνίες και αν κάποια συγχωνευμένα κελιά χρειάζονται τακτοποίηση. Είναι πολύ λιγότερος κόπος από το να πληκτρολογήσετε τα πάντα από την αρχή.
Κρατήστε επίσης ένα αρχείο πρότυπο με σταθερές στήλες. Κάθε νέα βαθμολογία ή κατάσταση που μετατρέπετε μπορεί να επικολλάται στο ίδιο σημείο, ώστε οι τύποι και τα γραφήματα να ενημερώνονται μόνα τους. Έτσι, η ενημέρωση της Δευτέρας γίνεται υπόθεση δέκα λεπτών.
Χρήσιμα είναι και τα απλά εργαλεία του ίδιου του Excel. Τα φίλτρα δείχνουν σε δευτερόλεπτα μόνο τους παίκτες ενός τμήματος, η ταξινόμηση βγάζει τους πρώτους σκόρερ και η μορφοποίηση υπό όρους μπορεί να χρωματίζει κόκκινο όποιον έχει μαζέψει πολλές κίτρινες. Δεν χρειάζεται να είστε ειδικός, αρκεί μια ώρα δοκιμών ένα ήσυχο απόγευμα.
Οργάνωση σήμερα, στήριξη αύριο
Η τάξη στα νούμερα δεν είναι μόνο θέμα ευκολίας. Όταν ένας σύλλογος ζητά βοήθεια από τον δήμο ή από έναν τοπικό χορηγό, του ζητούν συχνά στοιχεία: πόσα παιδιά αθλούνται, πόσα τμήματα λειτουργούν, πού πηγαίνουν τα χρήματα. Με τα δεδομένα ήδη σε Excel, η απάντηση ετοιμάζεται γρήγορα και πείθει περισσότερο. Ένας καθαρός πίνακας με έσοδα και έξοδα δείχνει επίσης στα μέλη ότι η διοίκηση δουλεύει με διαφάνεια, κάτι που μετράει πολύ στις γενικές συνελεύσεις.
Όσοι σύλλογοι σκέφτονται κάτι μεγαλύτερο, όπως ανταλλαγές με ομάδες από άλλες χώρες ή συμμετοχή σε ευρωπαϊκά προγράμματα, μπορούν να ξεκινήσουν την αναζήτηση από την επίσημη πύλη της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Εκεί υπάρχουν πληροφορίες για προγράμματα όπως το Erasmus+, που περιλαμβάνει και δράσεις για τον αθλητισμό. Τέτοιες αιτήσεις θέλουν οργανωμένα στοιχεία, και ένας σύλλογος που ήδη κρατά σωστά τα νούμερά του ξεκινά με πλεονέκτημα.
Στο τέλος της ημέρας, ο εθελοντής που κρατά τα στατιστικά της ομάδας είναι εξίσου σημαντικός με αυτόν που πλένει τις φανέλες. Ό,τι του γλιτώνει χρόνο μπροστά στην οθόνη, του δίνει περισσότερο χρόνο στο γήπεδο, εκεί που πραγματικά τον χρειάζονται.